Как контролировать сотрудников на рабочем месте с помощью CRM-системы

Контроль за работой сотрудников – важная составляющая результативной работы. Он не должен быть тотальным или скрытым – это заведомо проигрышные методы.
Следить нужно за ходом задач, этапами выполнения, количеством рабочих часов, KPI каждого члена команды и за взаимодействием с клиентами. Причем важно делать это открыто. В оптимизации рабочего времени поможет CRM-система. Мы рассмотрим вопросы контроля на примере Битрикс24.

Битрикс24 – программа контроля сотрудников и автоматизации бизнеса

Платформа идеально подходит для организации работы команды – офисной или удаленной. Внедрение Битрикс24 решает множество рутинных задач, на которые приходится тратить много времени.
Программа улучшает рабочие стандарты и бизнес-процессы с двух сторон – со стороны клиента и изнутри компании. Внутри CRM есть такие инструменты:

  • постановка задач;
  • трекинг времени, затрачиваемого на них;
  • поэтапный контроль за выполнением поставленных задач;
  • учет закрытых задач.

Перевести бизнес-процесс в Битрикс24 легко. Можно привлечь техподдержку платформы или сделать это самостоятельно. CRM подключается на любой стадии работы компании – в начале деятельности, во время многолетней работы, в кризисных ситуациях и т.д.

У платформы есть бесплатная версия, позволяющая руководителям оценить эффективность и понять, подходит программа под запросы бизнеса или нет.

Использование платформы показывает, что контроль за работниками может протекать без стресса. Правильно выстроенная система наоборот усилит у команды желание развиваться и поможет добиваться лучших результатов.

CRM – как инструмент для контроля персонала

Перед тем, как начинать детальное знакомство с возможностями Битрикс24, поговорим о связи тайм-менеджмента на предприятии и CRM в целом. Контроль за работой сотрудников с помощью CRM помогает сразу в пяти направлениях:

  1. Оптимизация рабочего времени. От грамотной организации рабочего времени зависит общая результативность компании. Интегрировав платформу руководитель получит полный доступ к информации о работе команды. Сможет отслеживать время прихода и ухода, затрачиваемое на выполнение конкретной задачи количество часов, освобождать сотрудников от выполнения рутинных заданий. Последний пункт позволяет высвободить время, которое можно потратить на более полезные задания.
  2. Построение и ведение аналитики. Программа может выполнять глубокий анализ производственных процессов. Это даст понимание уровня компетенций сотрудников, затрачиваемых временных и денежных ресурсов на работу, окупаемости вложений. Работодатели могут отслеживать персональные KPI менеджеров, работать с воронкой продаж, анализировать клиентов, которых ведут конкретные менеджеры и т.д.
  3. Обучение и бесшовная адаптация новых сотрудников к работе в компании. Когда в команде появляется новый человек, у руководства возникает два вопроса: как быстро ввести сотрудника в курс дела и как не допустить утечку информации? В продуманных CRM, таких как Битрикс24, обучение сотрудников проходит легче, результативнее и быстрее. Внутри платформы есть информационная база с данными о самой компании, регламентах, текущих процессах и т.д. Это помогает новичкам вливаться в процесс за короткий отрезок времени и сразу же профессионально работать с задачами. При этом через систему контроля можно ограничить доступ к определенным данным. Например, к документам, которые используются при заключении сделок с клиентами.
  4. Учет рабочего времени в онлайн-формате. CRM ведет автоматизированный учет. Можно контролировать и проверять посещаемость сотрудников за время интересующего рабочего периода, следить за временем прихода и ухода. Данные отображаются в виде наглядного графика, позволяющего быстро уловить необходимую информацию.
  5. Контроль за выполнением поставленных задач. Это и трекинг времени, и отслеживание стадии выполнения, и даже проверка качества исполнения. После внедрения CRM можно будет значительно уменьшить количество планерок и сократить время их проведения. Задания прописываются четко и подробно, всем видны сроки выполнения, корректно распределены роли и ответственность, назначены руководители, понятен механизм делегирования.

Система учета рабочего времени сотрудников в Битрикс24

Теперь перейдем к возможностям и особенностям работы с конкретной платформой. В Битрикс инструмент работает в связке с органайзером, IP-телефонией, документооборотом и всей системой управления взаимоотношениями с клиентами.

Настройка учета рабочего времени в Битрикс24 не занимает время. Вам нужно подключить платформу и подсоединить к ней команду. Как добавить сотрудника в Битрикс24 помогут разобраться материалы на сайте платформы или служба техподдержки. Инструкции в материалах на сайте настолько подробные, что в основном интеграция протекает без привлечения службы поддержки.
Для контроля за рабочим временем предусмотрены такие инструменты:

  • Личный хронометраж времени для каждого сотрудника, то есть трекер рабочих часов. Когда сотрудник приступает к работе над задачами, он включает счетчик. Берет перерыв или отлучается по другим вопросам – ставит счетчик на паузу и возобновляет по возвращению. Начало и конец рабочего дня можно сдвигать, при этом руководитель будет получать соответствующие уведомления.
  • Составление отчетов по рабочему времени. В системе отчетности отображается: время начала и окончания рабочего дня, количество отработанных часов, изменения в сроках выполнения задач. Контроль получается мягким, без давления со стороны руководства.
  • Учет времени в соответствии с конкретными задачами. Последние создает руководитель. При этом он может устанавливать дедлайн и промежуточные сроки. Это позволяет знать, сколько задач закрыты, сколько в работе, и какое количество времени потрачено на каждую. Последний момент важен, чтобы отслеживать перерасход времени на выполнение задач.
  • Использование планировщика времени для планирования рабочего дня сотрудниками. В планировании также поможет онлайн-органайзер, планировщик проектов или событий и другие инструменты для планирования предстоящей работы.

Контроль исполнения поручений в Битрикс24

Без CRM трудно понимать, насколько сотрудники погружены в проект. Работник может создавать видимость занятости, но на деле игнорировать, откладывать или плохо выполнять задачи. С Битрикс24 уволить сотрудника, который не справляется с поручениями и собрать команду, работающую на положительный результат, будет легче.

Платформа автоматизирует постановку задач, учет поручений, а также документирует и помогает быстро обмениваться вопросами, ответами, замечаниями и указаниями между членами команды.
Постановка задач выполняется внутри платформы, а не по телефону или через мессенджер, где она может потеряться. Здесь же происходит определение сроков на выполнение задания и контроль за течением работы над ней. В любой момент можно внести детали и уточнения или задать вопросы со стороны сотрудника.

Для выполнения задачи добавляется исполнитель, также можно добавить соисполнителей, которые будут ему помогать. К задаче можно приложить дополнительные материалы: таблицу, текстовый файл, изображения и т.д.

По задаче формируются сводки и отчеты, доступные руководителю. Они могут быть промежуточными и финальными. Контроль за исполнением поручений поможет понять, сколько задач выполнено или наоборот не закрыто, кто всегда справляется в срок, а кто с опозданием и т.д.

За сотрудником закрепляется конкретная роль по каждому из заданий. Доступные роли:

  • Делаю.
  • Помогаю.
  • Поручил.
  • Наблюдаю.

То есть руководителю не обязательно самостоятельно отслеживать, как выполняется задача. Для этого можно выбрать и назначить наблюдателя. Просроченные дедлайны подсвечиваются красным, что наглядно указывает на необходимость вмешательства.

Проверять стадию выполнения задачи можно с помощью чек-листов и контроля за подзадачами. Это помогает быстрее справляться со сложными, многоэтапными проектами и получать хорошие результаты.
На основе собираемой информации руководители могут оценивать эффективность работы сотрудников и принимать решение о дальнейшем сотрудничестве. Если вы решите уволить работника или отстранить от конкретных заданий, его можно удалить из CRM. Доступ к корпоративным данным или конкретному уровню данных при этом будет закрыт, чтобы исключить утечку информации или уход сотрудника вместе с клиентами. Как удалить сотрудника из Битрикс24 подскажут менеджеры службы поддержки. Информацию также можно найти на официальном сайте платформы.

Как научить сотрудников планировать с помощью Битрикс24

Планирование в Битрикс24 – еще один важный инструмент для оптимизации рабочего времени. Проблемы с тайм-менеджментом на предприятии возникают из-за отсутствия общих инструментов планирования, необходимости совмещать разнородные обязанности, отсутствия четко выстроенной системы приоритетов и просто неумения планировать рабочий день.
Доступные на платформе инструменты решают перечисленные проблемы, а также связанные с ними или вытекающие.

Использование единого бизнес-органайзера

Часть рабочего времени съедает отсутствие взаимопонимания. Для взаимодействия кто-то из сотрудников пользуется Google Календарем и Telegram, другая часть – Excel и Skype.
Для слаженной работы у каждого отдела и сотрудника должны быть одинаковые рабочие инструменты. Если это не так – возникают разногласия, а задачи стопорятся.

В Битрикс все инструменты планирования собраны внутри одной программы. Не нужно устанавливать, оплачивать и разбираться в работе разрозненных сервисов, которые к тому же невозможно связать друг с другом. Такой подход облегчает рутинную работу.

Учет рабочего времени

Об этом инструменте мы уже говорили, но в контексте планирования он не менее важен. Программа учета помогает выстроить график работы и расставлять приоритеты по выполнению задач. Чтобы повысить качество принимаемых решений и глубину проработки важных дел, рекомендуем пользоваться «матрицей Эйзенхауэра» для планирования.

Онлайн планировщик задач

После запуска программы в начале рабочего дня система автоматически предложит сотруднику распланировать его: выбрать дела из списка или добавить новые, при этом все регулярные события будут учтены.

Тайм-менеджмент в онлайне

У Битрикс24 есть облачная версия. Это сервис, которым можно пользоваться без привязки к рабочему месту. Благодаря этому сотрудники могут управлять рабочим временем, находясь вне офиса. Это полезно, когда нужно выполнять задачи за пределами офиса или при работе с удаленной командой.

Оставьте заявку, мы проведем бесплатный аудит вашего бизнеса

    Ваши данные не будут переданы третьим лицам.
    Автор
    Александр Бенедичук
    CEO RegisTeam

    Понравилась ли вам статья?

    Нажмите на звезду, чтобы оценить!

    Средняя оценка 4.7 / 5. Количество оценок: 68

    Оценок пока нет. Поставьте оценку первым.

    Вам нужен системный и рентабельный трафик на сайт?
    Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию наших специалистов

      Добавить комментарий

      Ваш адрес email не будет опубликован.

      Cookies policy
      Просматривая этот сайт, вы соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности —