Контроль за работой сотрудников – важная составляющая результативной работы. Он не должен быть тотальным или скрытым – это заведомо проигрышные методы.
Следить нужно за ходом задач, этапами выполнения, количеством рабочих часов, KPI каждого члена команды и за взаимодействием с клиентами. Причем важно делать это открыто. В оптимизации рабочего времени поможет CRM-система. Мы рассмотрим вопросы контроля на примере Битрикс24.
Битрикс24 – программа контроля сотрудников и автоматизации бизнеса
Платформа идеально подходит для организации работы команды – офисной или удаленной. Внедрение Битрикс24 решает множество рутинных задач, на которые приходится тратить много времени.
Программа улучшает рабочие стандарты и бизнес-процессы с двух сторон – со стороны клиента и изнутри компании. Внутри CRM есть такие инструменты:
- постановка задач;
- трекинг времени, затрачиваемого на них;
- поэтапный контроль за выполнением поставленных задач;
- учет закрытых задач.
Перевести бизнес-процесс в Битрикс24 легко. Можно привлечь техподдержку платформы или сделать это самостоятельно. CRM подключается на любой стадии работы компании – в начале деятельности, во время многолетней работы, в кризисных ситуациях и т.д.
У платформы есть бесплатная версия, позволяющая руководителям оценить эффективность и понять, подходит программа под запросы бизнеса или нет.
Использование платформы показывает, что контроль за работниками может протекать без стресса. Правильно выстроенная система наоборот усилит у команды желание развиваться и поможет добиваться лучших результатов.
CRM – как инструмент для контроля персонала
Перед тем, как начинать детальное знакомство с возможностями Битрикс24, поговорим о связи тайм-менеджмента на предприятии и CRM в целом. Контроль за работой сотрудников с помощью CRM помогает сразу в пяти направлениях:
- Оптимизация рабочего времени. От грамотной организации рабочего времени зависит общая результативность компании. Интегрировав платформу руководитель получит полный доступ к информации о работе команды. Сможет отслеживать время прихода и ухода, затрачиваемое на выполнение конкретной задачи количество часов, освобождать сотрудников от выполнения рутинных заданий. Последний пункт позволяет высвободить время, которое можно потратить на более полезные задания.
- Построение и ведение аналитики. Программа может выполнять глубокий анализ производственных процессов. Это даст понимание уровня компетенций сотрудников, затрачиваемых временных и денежных ресурсов на работу, окупаемости вложений. Работодатели могут отслеживать персональные KPI менеджеров, работать с воронкой продаж, анализировать клиентов, которых ведут конкретные менеджеры и т.д.
- Обучение и бесшовная адаптация новых сотрудников к работе в компании. Когда в команде появляется новый человек, у руководства возникает два вопроса: как быстро ввести сотрудника в курс дела и как не допустить утечку информации? В продуманных CRM, таких как Битрикс24, обучение сотрудников проходит легче, результативнее и быстрее. Внутри платформы есть информационная база с данными о самой компании, регламентах, текущих процессах и т.д. Это помогает новичкам вливаться в процесс за короткий отрезок времени и сразу же профессионально работать с задачами. При этом через систему контроля можно ограничить доступ к определенным данным. Например, к документам, которые используются при заключении сделок с клиентами.
- Учет рабочего времени в онлайн-формате. CRM ведет автоматизированный учет. Можно контролировать и проверять посещаемость сотрудников за время интересующего рабочего периода, следить за временем прихода и ухода. Данные отображаются в виде наглядного графика, позволяющего быстро уловить необходимую информацию.
- Контроль за выполнением поставленных задач. Это и трекинг времени, и отслеживание стадии выполнения, и даже проверка качества исполнения. После внедрения CRM можно будет значительно уменьшить количество планерок и сократить время их проведения. Задания прописываются четко и подробно, всем видны сроки выполнения, корректно распределены роли и ответственность, назначены руководители, понятен механизм делегирования.
Система учета рабочего времени сотрудников в Битрикс24
Теперь перейдем к возможностям и особенностям работы с конкретной платформой. В Битрикс инструмент работает в связке с органайзером, IP-телефонией, документооборотом и всей системой управления взаимоотношениями с клиентами.
Настройка учета рабочего времени в Битрикс24 не занимает время. Вам нужно подключить платформу и подсоединить к ней команду. Как добавить сотрудника в Битрикс24 помогут разобраться материалы на сайте платформы или служба техподдержки. Инструкции в материалах на сайте настолько подробные, что в основном интеграция протекает без привлечения службы поддержки.
Для контроля за рабочим временем предусмотрены такие инструменты:
- Личный хронометраж времени для каждого сотрудника, то есть трекер рабочих часов. Когда сотрудник приступает к работе над задачами, он включает счетчик. Берет перерыв или отлучается по другим вопросам – ставит счетчик на паузу и возобновляет по возвращению. Начало и конец рабочего дня можно сдвигать, при этом руководитель будет получать соответствующие уведомления.
- Составление отчетов по рабочему времени. В системе отчетности отображается: время начала и окончания рабочего дня, количество отработанных часов, изменения в сроках выполнения задач. Контроль получается мягким, без давления со стороны руководства.
- Учет времени в соответствии с конкретными задачами. Последние создает руководитель. При этом он может устанавливать дедлайн и промежуточные сроки. Это позволяет знать, сколько задач закрыты, сколько в работе, и какое количество времени потрачено на каждую. Последний момент важен, чтобы отслеживать перерасход времени на выполнение задач.
- Использование планировщика времени для планирования рабочего дня сотрудниками. В планировании также поможет онлайн-органайзер, планировщик проектов или событий и другие инструменты для планирования предстоящей работы.
Контроль исполнения поручений в Битрикс24
Без CRM трудно понимать, насколько сотрудники погружены в проект. Работник может создавать видимость занятости, но на деле игнорировать, откладывать или плохо выполнять задачи. С Битрикс24 уволить сотрудника, который не справляется с поручениями и собрать команду, работающую на положительный результат, будет легче.
Платформа автоматизирует постановку задач, учет поручений, а также документирует и помогает быстро обмениваться вопросами, ответами, замечаниями и указаниями между членами команды.
Постановка задач выполняется внутри платформы, а не по телефону или через мессенджер, где она может потеряться. Здесь же происходит определение сроков на выполнение задания и контроль за течением работы над ней. В любой момент можно внести детали и уточнения или задать вопросы со стороны сотрудника.
Для выполнения задачи добавляется исполнитель, также можно добавить соисполнителей, которые будут ему помогать. К задаче можно приложить дополнительные материалы: таблицу, текстовый файл, изображения и т.д.
По задаче формируются сводки и отчеты, доступные руководителю. Они могут быть промежуточными и финальными. Контроль за исполнением поручений поможет понять, сколько задач выполнено или наоборот не закрыто, кто всегда справляется в срок, а кто с опозданием и т.д.
За сотрудником закрепляется конкретная роль по каждому из заданий. Доступные роли:
- Делаю.
- Помогаю.
- Поручил.
- Наблюдаю.
То есть руководителю не обязательно самостоятельно отслеживать, как выполняется задача. Для этого можно выбрать и назначить наблюдателя. Просроченные дедлайны подсвечиваются красным, что наглядно указывает на необходимость вмешательства.
Проверять стадию выполнения задачи можно с помощью чек-листов и контроля за подзадачами. Это помогает быстрее справляться со сложными, многоэтапными проектами и получать хорошие результаты.
На основе собираемой информации руководители могут оценивать эффективность работы сотрудников и принимать решение о дальнейшем сотрудничестве. Если вы решите уволить работника или отстранить от конкретных заданий, его можно удалить из CRM. Доступ к корпоративным данным или конкретному уровню данных при этом будет закрыт, чтобы исключить утечку информации или уход сотрудника вместе с клиентами. Как удалить сотрудника из Битрикс24 подскажут менеджеры службы поддержки. Информацию также можно найти на официальном сайте платформы.
Как научить сотрудников планировать с помощью Битрикс24
Планирование в Битрикс24 – еще один важный инструмент для оптимизации рабочего времени. Проблемы с тайм-менеджментом на предприятии возникают из-за отсутствия общих инструментов планирования, необходимости совмещать разнородные обязанности, отсутствия четко выстроенной системы приоритетов и просто неумения планировать рабочий день.
Доступные на платформе инструменты решают перечисленные проблемы, а также связанные с ними или вытекающие.
Использование единого бизнес-органайзера
Часть рабочего времени съедает отсутствие взаимопонимания. Для взаимодействия кто-то из сотрудников пользуется Google Календарем и Telegram, другая часть – Excel и Skype.
Для слаженной работы у каждого отдела и сотрудника должны быть одинаковые рабочие инструменты. Если это не так – возникают разногласия, а задачи стопорятся.
В Битрикс все инструменты планирования собраны внутри одной программы. Не нужно устанавливать, оплачивать и разбираться в работе разрозненных сервисов, которые к тому же невозможно связать друг с другом. Такой подход облегчает рутинную работу.
Учет рабочего времени
Об этом инструменте мы уже говорили, но в контексте планирования он не менее важен. Программа учета помогает выстроить график работы и расставлять приоритеты по выполнению задач. Чтобы повысить качество принимаемых решений и глубину проработки важных дел, рекомендуем пользоваться «матрицей Эйзенхауэра» для планирования.
Онлайн планировщик задач
После запуска программы в начале рабочего дня система автоматически предложит сотруднику распланировать его: выбрать дела из списка или добавить новые, при этом все регулярные события будут учтены.
Тайм-менеджмент в онлайне
У Битрикс24 есть облачная версия. Это сервис, которым можно пользоваться без привязки к рабочему месту. Благодаря этому сотрудники могут управлять рабочим временем, находясь вне офиса. Это полезно, когда нужно выполнять задачи за пределами офиса или при работе с удаленной командой.
